Contabilidade MDS

Certificado digital pode evitar que se perca até quatro semanas por ano no resgate de documentos arquivados, ou seja, aproximadamente duas horas diárias da jornada de trabalho.

Promessas de um escritório sem papel circulam desde que os computadores da IBM surgiram, na década de 80. No entanto, em uma era onde preservar o meio ambiente e ter uma política de atuação sustentável são reflexos de credibilidade e seriedade para a sociedade, acompanhar a profissionalização e o aprimoramento tecnológico na área de gestão de processos passou a ser mais do que uma necessidade, mas uma prioridade.

Somente no Brasil são armazenados cerca de 84 bilhões de documentos, o que representa o uso de 35 milhões de caixas. Uma das melhores alternativas para um modelo eficaz de desmaterialização de processos é a certificação digital. Esta tecnologia é a única que oferece segurança total e, ao mesmo tempo, validade jurídica ao ambiente digital, possibilitando, portanto, economia no uso e armazenagem de papel.

Pesquisas recentes informam ainda que um documento guardado de forma equivocada leva aproximadamente quatro semanas/ano para ser encontrado, ou seja, duas horas diárias de trabalho de um funcionário. Justamente por conta de dados expressivos como esses, a palavra de ordem no mercado corporativo, independente do porte ou nicho de atuação da empresa, é a desmaterialização de processos. 

A certificação digital ajuda a proteger informações, reduzir a fraude digital e o roubo de identidades, com garantias vigentes na legislação para transações on-line. Na prática, estamos falando de uma economia não apenas financeira, mas de espaço físico e de tempo.

Segundo pesquisa da consultoria Coopers & Lybrand, nos Estados Unidos, a cada doze segundos, um documento é perdido e resulta em um custo médio de US$ 120 para recuperá-lo. Enfim, com a enorme demanda de informações e dados que as empresas precisam trocar e armazenar entre si, com seus clientes, parceiros e fornecedores, além dos órgãos reguladores, a certificação digital é uma prerrogativa que se faz necessária para que uma organização possa se manter de maneira equilibrada no mercado.

Mensalmente, cerca de 300 milhões de documentos já são digitalizados no país e a tendência é que este número cresça 15% ao ano a partir de 2009. No entanto, segundo dados da AIIM (Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo ainda estão em papel.

Para que o benefício da certificação digital possa ser disseminado de uma maneira mais ampla e chegue de fato a todos, permitindo a desmaterialização de processos, no ano passado a Certisign lançou o Programa Nacional de Incentivo a Certificação Digital, em parceria com o ITI (Instituto de Tecnologia da Informação), Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) e a Receita Federal do Brasil.

O principal objetivo já alcançado é a criação do e-CPF Simples, um certificado digital que garante a autenticidade e a integridade na comunicação corporativa pela Internet, voltado exclusivamente para micro e pequenas empresas. O produto custa R$ 155,00 e é comercializado no formato de token com validade de 1 ano. Maiores informações podem ser obtidas no endereço https://www.identidadedigital.com.br/entenda/e-cpf-simples

Fonte: Certisign