Criada em 2005 e válida em todos
os Estados brasileiros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desembaraçar
a relação entre Fiscos e contribuintes. Com a proposta de reduzir custos de
impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito
das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet, a novidade pode se
tornar uma armadilha para os mais incautos.
Para evitar que o benefício se
transforme em dor de cabeça, Priscila Lima, criou uma lista com 13 dicas sobre o
tema. Confira abaixo:
1. O
Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) NÃO é a Nota Fiscal Eletrônica – Ele é
a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções:
• Acompanhar a
mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso
(emitente, destinatário, valores etc.);
• Conter a Chave de Acesso, composta
por 44 números, para consulta das informações da NF-e;
• Auxiliar na
escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.
2. Já ouviu falar do XML? – A Nota Fiscal
Eletrônica é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte
emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos. Por isto
pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.
3. Aliás – Além de armazenar o XML por 5
anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois,
pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura
digital. Não esqueça de verificar se a assinatura digital – tecnologia que
garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos – é válida. Se não
for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte
estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências – uma vez
que ele é responsável pela guarda do documento por 5 anos.
4. Alerta – Fique atento à segurança de seu
Certificado Digital. Existem dois tipos de certificados válidos para assinar a
NF-e:
• O E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a
diversos serviços na Receita Federal;
• E-NFe, que só permite assinar a
NF-e.
5. Dispensa de emissão de
NF-e – No caso da legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT
162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de
NF-e. Por exemplo, nos casos da venda fora do estabelecimento, desde que na
remessa e no retorno da mercadoria para venda fora do estabelecimento sejam
expedidas Nota Fiscais Eletrônicas, estas vendas efetuadas fora do
estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou
Quando ocorrerem estes casos, o contribuinte deverá preencher o campo
Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT
162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” e demais informações, dependendo da
hipótese de dispensa.
6. Você
faz? Informe à Sefaz – Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal
Eletrônica deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do
contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo
deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o
documento não tem validade.
7.
Negativo – Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro
apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso
isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo
para que a Secretaria o autorize. Importante: Caso a nota rejeitada não seja
retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da
Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.
8. De olho nas datas – Atualmente, o prazo
para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica é de até 168 horas após sua
autorização. A partir de 1° de janeiro de 2011, o período será reduzido para 24
horas. No caso do Estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será
recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir
da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o
contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS
(RICMS).
9. Cuidado com o
“autocompletar” – A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando
ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem
automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não
tenha saído de fato, o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a
data preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o
contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como,
por exemplo, providenciar a nota de devolução.
10. Não é obrigatório – O preenchimento do
campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NF-e seja validada. O
programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que quando a
mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no
Danfe.
11. É obrigatório –
Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da Nota Fiscal
Eletrônica. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo
Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com
Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão
própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou
produtos.
12. Aliás, parte II –
Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e
não oferecem outros módulos como controle de estoque e a geração do arquivo
Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas; peça
ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.
13. Por último – Quando acontecerem
problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como
Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de
Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas
soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que
não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que
deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco –
relação pode ser consultada por meio do site http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou
do telefone (11) 3243-3400.
(FONTE: IN –
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